ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION DE UN PROYECTO

ACTIVIDADES: son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objeti

vo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.

DURACION: La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses…) necesarias para llevar a cabo el proyecto.
• La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia que existan e

ntre ellas.
• Dada una fecha de inicio, la duración del proyecto NO nos proporciona directamente la fecha de finalización del proyecto. Para conocer la fecha de finalización es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno de los recursos que participan.
• Es uno de los aspectos que determina el éxito o fracaso de un buen proyecto. Tenemos definidos los objetivos de manera clara y precisa, contamos con los recursos y apoyos necesarios para llevarlos a cabo, … Esto no nos sirve de nada si no contamos con una planificación de la duración de cada una de las fases del proyecto. Sólo así podremos saber si los plazos se están cumpliendo, las modificaciones que debemos realizar, etcétera.
• Una herramienta útil y sencilla para elaborar un planificación de actividades es el cronograma o diagrama de Gantt.

RECURSOS: son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas;

como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.

Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.
En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.

PROGRAMACION: El proceso de programación integral de proyectos mediante la utilización de las técnicas gráficas o de redes se caracteriza por el desarrollo de una serie de etapas que permiten incorporar en un solo análisis los factores tiempo y costo, para definir el punto óptimo de ejecución de cada actividad en función tanto de la disponibilidad de recursos físicos, humanos, financieros y de tiempo como del mínimo costo de ejecución. En este sentido, en el proceso general de programación se pueden distinguir dos grupos de etapas o procesos específicos.

Uno que consiste en obtener y preparar la información a utilizar, y otro en el que se aplica esa información para lograr el objetivo deseado.
Se deberá, por otra parte, presentar un programa que defina cómo se pretende llevar a cabo todas las
actividades requeridas para la ejecución del proyecto, de tal forma que se obtenga una comprensión cabal de la magnitud e importancia de los recursos involucrados en cada una de las actividades más importantes incluidas en la ejecución del proyecto. Asimismo, deberán establecerse las entidades externas y las unidades administrativas internas responsables de 1a ejecución de dichas actividades y programar la aplicación y materiales necesarios para la implementación del proyecto.

COSTOS: Todo proyecto supone gastos. Hemos de saber, de antemano, qué dinero necesitamos y con qué dinero contamos, hacer una previsión de los ingresos y gastos y adecuar nuestros recursos económicos con las actividades que realizamos.

Para ello es importante realizar dos cosas. Por un lado presentar un buen presupuesto y por otro realizar un calendario financiero que nos permita saber qué nos vamos a gastar en cada momento para poder adecuar nuestra economía a la demanda del proyecto en cada una de sus fases.
Existen muchos modos de realizar presupuestos. Los apuntes más generales pueden ser: personal, dietas, locales, materiales y equipos, gastos de administración, beneficios generados e imprevistos.
También tendremos que determinar cómo lo vamos a pagar: partidas internas, subvenciones y ayudas.
Por otro lado, hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar nuestro proyecto. Herramientas, equipos informáticos, vehículos, edificaciones, … Igualmente hemos de señalar aquí las tecnologías que vamos a utilizar.